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关于2010年度立卷归档工作的通知
作者:admin  点击数:617  日期:2011/03/30
关于2010年度立卷归档工作的通知
 
各学院、部门、直属单位:
    为了进一步规范我校档案管理工作,加快档案信息资源建设,根据《高等学校档案管理办法》的规定,结合学校立卷归档工作的实际,现将相关事宜通知如下:
    一、立卷归档时间
    各类档案材料归档时间为:
(一)各职能部门、直属单位、各学院形成的材料应于次学年6月底前归档;
(二)其他类材料要求:
1.科研项目的材料应当在项目完成后两个月内归档;
2.仪器设备项目材料应于仪器设备验收完毕后两个月内(引进设备索赔期满后两个月内)归档;
3.财务类会计报表、帐簿、凭证、工资清册等材料应于会计年度终了3年后的次年6月底前归档;
4.基建项目的材料应当在项目竣工验收完毕后三个月内归档;
5.产品类材料应当在产品鉴定(或验收)后两个月内归档;
6.学校重大活动形成的档案由承办部门负责在活动结束之日起1个月内归档。
    二、立卷归档范围
    严格按照《高等学校档案管理办法》和我校《部门年度立卷归档明细表》的规定执行。
    三、立卷归档要求
    各部门兼职档案员遵循《山东理工大学档案管理办法》的相关要求,及时将本部门的文件材料及相对的电子文件收集齐全,并按照文件材料的自然形成规律系统地整理组卷、编排页号、网上立卷、装订成册,并交本部门分管领导审查签字后,向档案馆移交并办理交接手续。
    自2011年起,各部门在移交电子档案时,只需在系统中上传卷内文件对应的电子文件,填写《归档电子文件登记表》和《归档电子文件移交、接收登记表》(一式两份),不再刻制相应的电子光盘。
    四、相关业务培训
    按照档案工作年度计划和各部门涉及的归档材料的特点,本年度兼职档案员业务培训将分类、分期组织,重点是新任的部门兼职档案员和专门档案类别的兼职档案员,采取专业培训和专门培训的形式增强培训的针对性和有效性,具体安排两期,第一期针对未参加过业务知识和系统应用培训的兼职档案员进行专业培训;第二期针对专门档案的6个部门(党委(校长)办公室、教务处、科技处、社科处、资产管理处、基建处)进行专门培训,具体时间另行通知。对其他部门的兼职档案员,将组织档案业务巡访,各类相关业务问题,亦请与档案馆分管老师联系(详见附表)。
 
部门立卷归档责任区划表
责任人
                           
孟丽霞
李淑芳
计划财务处  全宗卷
谢  怡
档案资源信息系统管理、电子档案
张  静
发展规划处、教务处、研究生处、招生就业处、国际合作与交流处(国际教育学院)、继续教育学院(淄博教育学院)
宫庆新
党委(校长)办公室、人事处、审计处、保卫处、后勤管理处、离退休工作处、省职教师资培训中心、法律事务室、图书馆、网络信息中心、校友联谊办公室、一年级工作部、校医院、档案馆、分析测试中心、资产管理处
王  霞
党委(校长)办公室、纪委(监察处)、党委组织部、党委宣传部(新闻中心)、党委统战部、学生工作部(处)、工会(妇女委员会)、团委、科技处、社科处、齐文化研究院
高  婷
基建处、校产总公司、工程实训中心(机械厂)、机械工程学院、交通与车辆工程学院、农业工程与食品科学学院、电气与电子工程学院、计算机科学与技术学院、化学工程学院、建筑工程学院、资源与环境工程学院、材料科学与工程学院、生命科学学院、理学院、文学与新闻传播学院、外国语学院、法学院、经济学院、管理学院、美术学院、音乐学院、体育学院、国防教育学院、远程教育学院、鲁泰纺织服装学院
武桂霞
各类实物档案
庞  蕾
学报(自然科学版)编辑部、学报(社会科学版)编辑部、报社编辑部、《管子学刊》编辑部
 
 
 
 
 
                                                                           二○一一年三月二十五日

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