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关于加强年度立卷归档工作管理的通知
作者:admin  点击数:580  日期:2012/03/06
 

各学院、部门、直属单位:

为全面贯彻落实《高等学校档案管理办法》(教育部27号令),进一步提高案卷质量,提升学校档案管理和服务水平,根据省教育厅和省档案局的文件精神,结合我校2012年度档案管理规范化的需要,现对部门立卷归档工作提出如下要求:

一、认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》。严格按照《山东理工大学档案管理办法-附部门档案归档范围和保管期限表》和《山东理工大学电子文件归档管理暂行办法》的规定、程序和相关要求,根据部门档案材料的内容、类别和归档时间,扎扎实实地做好部门立卷归档的各项工作。

二、严格把好部门审核关。各部门分管档案工作的领导要根据部门工作的计划安排,主动协调、督促、帮助本部门兼职档案员及时做好档案材料的收集、分类、组卷、编号、网上立卷、打印、装订、移交等工作,指导本部门兼职档案员及相关业务工作人员认真履行档案管理职责,确保部门的案卷质量。

三、电子文件及时同步归档。各立卷部门要把电子文件的归档纳入本部门档案管理体系,在完成纸质档案材料归档的同时,将与之对应的电子文件按照要求一并归档。对使用专用软件形成的电子文件,应转换为通用型电子文件,以实现档案文件的可读性和查询利用。

四、严格档案的移交手续。按照《山东理工大学档案移交接收工作制度》的有关规定,部门兼职档案员要认真填写《档案移交、接收登记簿》表格,按要求及时办理档案移交手续,所有归档材料及归档时限要符合学校档案管理规范的要求。档案馆在年度归档结束时对全校部门归档工作进行检查、总结和通报。

五、特殊情况的处理。为保证档案材料的完整性和系统性,部门确因工作的客观原因而暂时性的无法按照《高等学校档案管理办法》的归档范围和时间要求归档时,有关部门需按照管理职能,以书面形式陈述理由并报学校分管档案工作的领导批准后交档案馆备案(专用表格下载请登录档案馆网站),以确保全校档案馆藏体系符合相关的规定要求,推进我校档案管理和服务的规范化进程。

六、按照相关制度规定,结合档案管理的实际需要,我馆拟定了2012年度部门立卷归档明细表》(见附件),请各部门及时下载、认真阅读、严格执行,如有疑问,请与档案馆业务分老师联系。

七、各部门分管档案工作的领导和兼职档案员有变化的,请于39日前将名单报档案馆业务指导部,电话:2780013

 

 

档案馆

0一二年三月五日

 

 

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